Učinkovito vodenje projektov je nujno, če govorimo o uspešnih projektih. Upravljanje majhnega projekta je preprosto, toda stvari postanejo resnično zahtevne, ko velikost ekipe začne naraščati. Hkratno upravljanje vseh nalog in ljudi, ki sodelujejo v projektu, se lahko izkaže za okorno. Tu jeprikažejo se orodja za upravljanje projektov. V tem članku bom razpravljal o vsem, kar morate vedeti, preden izberete orodja za upravljanje projektov.
Spodaj so teme, o katerih bom razpravljal v tem članku:
- Pregled vodenja projektov
- Orodja za upravljanje projektov
- Potreba po orodjih za upravljanje projektov
- Najboljša orodja za upravljanje projektov na trgu
Pregled vodenja projektov
'Projektno vodenje je disciplina iniciranja, načrtovanja, izvajanja, nadzora in zapiranja dela ekipe za doseganje določenih ciljev in izpolnjevanje določenih meril uspešnosti.'
- Wikipedija
Preprosteje, je postopek urejanja in upravljanja vseh dejavnosti, povezanih s projektom. Pomaga pri upravljanjuprojekt od samega začetka do natančno določenega konca, z idealnim ciljem doseči izid pravočasno in v okviru proračuna. Ustrezen okvir vodenja projektovvključuje projektni življenjski cikel in pet glavnih procesnih skupin za upravljanje projektov. Te procesne skupine zajemajo 10 področij znanja in 49 procesov, ki pogosto delujejo približno istočasno v projektu ali s homogenimi vhodi in izhodi. Te skupine so:
- Začetek: V tej procesni skupini se določijo začetni obseg projekta in sredstva.
- Načrtovanje: V tej procesni skupiniza projekt je predvidena ustrezna raven podrobnosti.
- Izvajanje: Ta postopekskupinoje sestavljen iz procesov, ki se uporabljajo za dokončanje dela, opredeljenega v načrtu upravljanja projekta.
- Spremljanje in nadzor: Ta procesna skupina vključuje sledenje, pregledovanje in urejanje uspešnosti projekta.
- Zaključek: Ta procesna skupina je pomemben del projektnega vodenja, ki se izvaja za dokončanje vseh projektnih dejavnosti za dokončanje projekta.
Zdaj ste že razumeli, da je upravljanje projektov dolgotrajen postopek. Celoten postopek leži izključno na ramenih vodje projekta. Vodenje in organizacija projekta sploh ni lahka naloga. Če vodja projekta ni dovolj usposobljen, obstaja velika verjetnost, da vaš projekt morda ne bo prinesel pričakovanega rezultata. Danes se vodje projektov, da bi dokazali svojo zastopanost in strokovnost na tem področju, pogosto odločajo za certifikate, kot je PMP. Napisala sem podroben članek o na katero se lahko obrnete za več informacij.
No, koncept vodenja projektov sega v začetek 19. stoletja, vendar je bil sredi 20. stoletja prepoznan kot poseben poklic. Vodje projektov so začeli z uporabo tradicionalnih orodij, kot sta pisalo in papir, da bi spremljali dejavnosti, pri katerih je bilo treba vse opraviti ročno.Toda z napredovanjem tehnologije vodje projektov zdaj uporabljajo različna orodja za upravljanje projektov, da pospešijo in olajšajo celoten delovni proces.
V naslednjem poglavju tega članka vam bom dal popoln vpogled v to, kaj so orodja za upravljanje projektov in kako jih uporabljati.
Orodja za upravljanje projektov
Orodja za upravljanje projektov so v bistvuorodja, ki posamezniku ali skupini pomagajo pri učinkoviti organizaciji dela in vodenju projektov. To je lahko odprtokodna ali plačljiva programska oprema, ki jo lahko kupite prek spleta.
Ker je vodenje projektov zapletena naloga, ki jo sestavljajo številne zahtevne dejavnosti, orodja za upravljanje projektov pogosto pomagajo vodjem projektov. Na trgu so na voljo različne vrste orodij za upravljanje projektov. Lahko so avtomatizirani ali ročno upravljani. Kot šteno orodje obravnava vse potrebe vodenja projektov. Ker ste vodja projekta, morate izbrati orodje za upravljanje projektov, ki najbolj ustreza vašemu projektu in slogu upravljanja. Ta orodja ne samo odvzamejo delovne obremenitve vodji projekta, temveč pomagajo tudi pri standardizaciji dela in rutine celotne ekipe.
Orodja za upravljanje projektov običajno opredeljujejo različne ponujene funkcije. Vključujejo, vendar niso omejeni na:
1. Načrtovanje in razporejanje
Načrtovanje in razporejanje sta pomembni značilnosti katerega koli orodja za upravljanje projektov. Za pravilno upravljanje in sinhronizacijo ekipe je zelo pomembno, da so naloge in odgovornosti vsakega člana ekipe vidne in ločene. Dobro orodje za upravljanje projektov vam bo pomagalo pri lahkem načrtovanju in dodeljevanju nalog članom vaše ekipe skupaj z datumi zapadlosti. Pomagal bo tudi pri določanju prednostnih nalog in odločanju o rokih. Poleg tega vas bo obvestil vsakič, ko se bo vaš projekt približal predvidenemu datumu zaključka, vendar je vaša aktivnost še vedno nepopolna.
2. Komunikacija in sodelovanje
Komunikacija in sodelovanjes svojo ekipo znotraj enega orodja, ne da bi morali zamenjati različne zaslone in programsko opremoso bistveni deli vsakega uspešnega projekta. Vsa orodja za upravljanje projektov imajo navadno nadzorno ploščo, kjer lahko vodja projekta spremlja ekipo in napredek projekta. Člani ekipe lahko prek armaturne plošče dostopajo tudi do dela drug drugega. Nekaj drugih funkcij, ki jih je treba sodelovati pri katerem koli orodju za upravljanje projektov, vključujejo skupno rabo stanja, komentiranje, sledenje, zgodovino različic itd.
3. Dokumentacija
Vodenje ročne dokumentacije je lahko dolgočasno. Tudi ob najboljših močeh še vedno obstaja možnost napak, kar zagotovo ni dobra novica za vaš projekt. Tako orodja za upravljanje projektov pogosto vključujejo funkcionalnost dokumentacije, kjer aVse informacije o vašem projektu so dostopne na enem mestu. Te informacije lahko vključujejonačrtovane / zaključene naloge, podatki o virih, informacije o obračunu itd.
4. Upravljanje virov
Optimizacija virov projekta lahko resnično zmanjša čas zaključka in stroške projekta. Tako je lahko učinkovita funkcija upravljanja virov v vašem orodju za upravljanje projektov resnično koristna in priročna. S tem dobite popoln pregled celotnih stroškov projekta, ki je nadalje razčlenjen na stroške različnih virov. Ti viri so lahko materialni, človeške sile, izdatki itd. Z orodjem za upravljanje projektov boste torej lahko optimizirali te vire in učinkovito upravljali vse projektne procese.
kakšna je razlika med preglasitvijo in preobremenitvijo
5. Ocena tveganja
Tveganja so nekaj, česar nikoli ne morete predvideti. Zaradi kakršnih koli nepredvidenih incidentov (naravne nesreče, recesije itd.) Lahko vplivajo na naloge vašega projekta, kot so trajanje, napredek, roki, proračun, udeleženci itd. Vodja projekta mora biti sposoben izračunati tovrstna tveganja, če pa uporabljate orodje za upravljanje projektov, mora to nalogo opraviti namesto vas. Zlasti pri dolgoletnih projektih lahko na to vpliva veliko dejavnikov. S pomočjo teh orodij lahko ostanete pripravljeni na kakršno koli tveganje in natančneje obvladujete takšne situacije.
6. Poročanje
Za uspešen projekt morate imeti popoln vpogled vpomanjkljivosti in težave, ki zahtevajo takojšnjo pozornost in rešitev. Ko se odločite za orodje za upravljanje projektov, se morate prepričati, da ima dve najpomembnejši funkciji, ki sta vpogledna poročila in nadzorne plošče ključnih kazalnikov uspešnosti (KPI). Z ustreznimi orodji za poročanje lahko ustvarite prilagodljiva poročila in zberete vse predhodno vstavljene podatke o projektu.
7. Izhodišče in ocena
Za projektizhodišče mora biti jasno določeno na samem začetku projektnega načrta, s pomočjo katerega lahko izmerite in primerjate napredek svojega projekta. Zdaj mora orodje za upravljanje projektov imeti to funkcionalnost, da lahko upravitelj primerja stanje stvari v realnem času z oceno in analizira odstopanja. Na trgu obstajajo različna orodja, ki ponujajo samodejne osnovne možnosti, zato med izbiranjem orodja izbirajte pametno.
Potreba po orodjih za upravljanje projektov
1. Standardiziran pristop
Orodja za upravljanje projektov vodijo celoten proces razvoja projekta na standardiziran način. Z uporabo orodja avodja projekta lahko celoten postopek organizira s predlogami in drugimi nadzornimi elementi. Pomaga jim zagotoviti, da projekti napredujejo po načrtih, ne da bi bili iztirjeni.
2. Spremljanje
Spremljanje napredka projekta je zelo pomembno, zlasti če traja dolgoročno. Programska oprema za upravljanje projektov je specializirana za to funkcionalnost in večina jih ponuja sistem za sledenje napredka nalog in dejavnosti v realnem času. Ta orodja pomagajo pri sledenju in spremljanju različnihfaze projekta. Prav tako lahko predvidijo, ali bo projekt lahko izpolnil časovni načrt, skladno s trenutnim tempom. Tako je zelo koristno za pravočasno dokončanje in zmanjšanje stroškov projekta.
3. Učinkovito upravljanje
Orodja za upravljanje projektov nudijo popoln pregled nad projektom, ki vodji projekta pomaga, da naloge uskladi in določi prednostne naloge.S tem je lahko vodja projektov bolj organiziran in sistematičen v smislu načrtovanja, načrtovanja, sledenja napredka, dokumentacije, upravljanja proračuna, dodeljevanja virov, upravljanja tveganj itd. Z orodji za upravljanje projektov lahko enostavno ostanete v svojem obsegu in sledite napredku.
4. Učinkovito načrtovanje proračuna
Proračun je ena glavnih izhodišč za vsak projekt. Izvajanje uspešnega in pravočasnega projekta v predvidenem proračunu zahteva veliko načrtovanja in nadzora. Orodje za upravljanje projektov mora voditelju projekta pomagati, da se reši iz te stiske in načrtuje ustrezen proračun.
5. Optimizirano odločanje
Z vsem, kar je na voljo na enem mestu, orodja za upravljanje projektov pogosto vodijo do boljšega odločanja. Ker imate vse parametre v realnem času, povezane z nalogo in dejavnostmi projekta, bopostopek odločanja postane boljši in natančnejši.
6. Boljša komunikacija
Orodja za upravljanje projektov vzpostavljajo enostaven komunikacijski lijak ne samo z notranjimi člani projekta, temveč tudi z zunanjimi člani, kot so stranke in zainteresirane strani. Z uporabo teh orodij postane tok informacij jasen in natančen glede katere koli naloge ali dejavnosti v zvezi s projektom.
7. Skupna raba dokumentov
Skupna raba dokumentov je v vsakem projektu življenjsko pomembna dejavnost in z orodji za upravljanje projektov ta naloga postane enostavna. Tozainteresiranim stranem projekta omogoča, da najdejo bolj izčrpne dokumente, žične okvire, specifikacije itd., da zagotovijo preglednost in komunikacijo.
8. Izboljšano zadovoljstvo strank
Ker so vse narejene v okviru predvidenega obsega in proračuna ter vrhunske kakovosti, bodo kupci gotovo zadovoljni.Učinkovita orodja za upravljanje projektov ponujajo funkcionalnosti, ki omogočajo nadaljevanje odnosa s stranko in dobaviteljem tudi po zaključku in izvedbi projekta.
Najboljša orodja za upravljanje projektov na trgu
Spodaj sem našel 10 najboljših orodij za upravljanje projektov, ki so na voljo na trgu:
1. Wrike
Wrike je zmogljiva spletna programska oprema za upravljanje projektov, ki zagotavlja popolno preglednost in nadzor nad projektnimi nalogami. Je večkrat nagrajena programska oprema za spletno upravljanje projektov in pomaga izboljšati hitrost in učinkovitost dela tako v skupnih kot tudi v porazdeljenih skupinah.
2. Asana
Asana je spletna in mobilna aplikacija za upravljanje projektov, zasnovana za pomoč skupinam spremljati njihovo delo. Za začetek je preprosto, vendar dovolj zmogljivo, da lahko vodite celotno podjetje. Ponuja obilo funkcij, ki lahko pomagajo vaši organizaciji in spremljajo delo na način, ki ustreza poteku dela vsake ekipe, tako da soigralcem zagotavlja preglednost in jasnost.
3. Trello
Trello je spletna aplikacija za upravljanje projektov, ki jo je razvilMegla potokProgramska oprema injetrenutno v lasti Atlassian. Od zagonskih podjetij do podjetij Fortune 500, Trello ponuja vizualno potza skupinsko sodelovanje pri katerem koli projektu. Je neverjetno prilagodljiv in enostaven za uporabo. Spremlja vse podrobnosti, najsi gre za veliko sliko ali najmanjše podrobnosti, s pomočjo upravljanja v stilu kanban.
4. JIRA
JIRA je orodje za upravljanje projektov, ki se bolj pogosto uporablja za sledenje napakam in sledenje težavam.Uporaba JIRA-jalahko z lahkoto načrtuje, spremlja in upravlja vaše gibčne razvojne projekte s prilagajanjem delovnega toka in skupinskega sodelovanja. Ponuja posebne funkcije za gibčen razvoj programske opreme, ki skupinam pomaga, da ostanejo osredotočene na čim hitrejšo ponovitev in inkrementalno vrednost s prilagodljivimi drsnimi ploščami.
5. Basecamp
Bazni tabor je komunikacijsko orodje v realnem času, ki ekipam pomaga, da ostanejo na isti stranimanj za tradicionalne naloge vodenja projektov. Je zanesljiva storitev, ki ponuja preprosto nastavitev in kratek čas učenja. Skupaj s seznami opravil, koledarjem, roki in funkcijami skupne rabe datotek postane lažje sledenje prednostnim nalogam in elementom, ki jih je mogoče izvesti.
6. Zoho
Zoho je brezplačna programska oprema za upravljanje spletnih projektov, s katero lahko svoje poslovne projekte naredite bolj produktivne in jih končate v določenem časovnem okviru. Z uporabo Zohoja lahko dobite poglobljen vpogledgrafikone in poročila, medtem ko nemoteno sodelujete s svojo ekipo, strankami, prodajalci ali svetovalci.
7. Podij
Podij je storitev za sodelovanje v oblaku, ki jo poganja Citrix.Toje orodje za socialno sodelovanje, kjer lahko zgradite aplikacije in nastavite delovne prostore, da podprete prednostne delovne tokove in postanete učinkovitejši. Je popolno orodje za izboljšanje sodelovanja, saj vam omogoča povezavo s kolegi prek notranjega socialnega omrežja in klepet.
8. FreedCamp
Freedcamp je spletno orodje za upravljanje projektov in organizacijski sistem. Uporablja ga lahko aen ali več uporabnikov, ki sodelujejo z računalništvom v oblaku. Je idealno orodje za tiste ljudi in podjetja, ki želijo imeti nadzor nad svojimi projekti, viri, proračunom, časom itd.Freedcamp vam v glavnem pomaga pri izboljšanju poteka dela, določanju ciljev in doseganju ciljev v določenem času in proračunu.
9. Scoro
Scoro je celovita rešitev, ki vključuje vse funkcije, ki so potrebne v kateri koli programski opremi za upravljanje projektov. Z uporabo Scoro lahko na enem mestu upravljate celotno podjetje, tj. Združuje vaše različne sisteme in nešteto preglednic v eno orodje. V bistvu gre za rešitev programske opreme kot storitve za profesionalne in ustvarjalne storitve.
10. Microsoft Project
MS Project je orodje za upravljanje portfelja projektov, ki ga ponuja Microsoft. Zagotavlja oblak-temeljiin lokacijske možnosti. Ponuja tudi integrirana orodja za načrtovanje, ki pomagajo pri organizaciji in vodenju zavihkov projektov, vključno z dnevnimi nalogami in splošno usmeritvijo.
To je bilo 10 najboljših orodij na trgu. Na trgu je na voljo več orodij, ki se uporabljajo na različnih področjih. S tem bom zaključil članek o orodjih za upravljanje projektov. Upam, da je pomagalo dodati vrednost vašemu znanju. Preden začnete s svojim projektom, se lahko sklicujete na moj Članek.
Če ste našli ta članek na temo »Orodja za upravljanje projektov 'Ustrezne, preverite Edureka, zaupanja vredno podjetje za spletno učenje z mrežo več kot 250.000 zadovoljnih učencev, razširjenih po vsem svetu.
Imate vprašanje za nas? Prosimo, omenite to v oddelku za komentarje in se vam bomo javili.