Upravljanje projektnega komuniciranja: Kako zagotoviti uspeh?



Ta članek o upravljanju projektnih komunikacij govori o enem od desetih področij znanja o okviru projektnega vodenja. Razsvetlil vas bo o različnih procesih, vložkih, orodjih in izhodih, povezanih s tem področjem znanja.

Glede na poročilo raziskave PMI je bilo ugotovljeno, da je zaradi neučinkovitih komunikacij vsak peti projekt neuspešen. Za zagotovitev a Za uspeh mora vodja projekta voditi učinkovito upravljanje projektnega komuniciranja. V tem članku o upravljanju projektnih komunikacij vam bom predstavil popoln opis postopka vzpostavitve sistematične komunikacije v projektu in kakšni so različni procesi, ki so v njem vključeni.

Spodaj so teme, o katerih bom razpravljal v tem članku o upravljanju časa projekta:





Če želite obvladati vse koncepte projektnega vodenja, si lahko ogledate našo strukturirano program, kjer vas bodo vodili inštruktorji.

Kaj je upravljanje projektnega komuniciranja?

Upravljanje projektnega komuniciranja, po ,
Upravljanje projektnih komunikacij vključuje procese, ki so potrebni za zagotovitev zadovoljevanja informacijskih potreb projekta in njegovih zainteresiranih strani z razvojem artefaktov in izvajanjem dejavnosti za učinkovito izmenjavo informacij.

upravljanje komunikacij - Projektno upravljanje komunikacij - EdurekaTo je eno od desetih ključnih področij znanja, ki postavlja temelje okvira za upravljanje projektov in igra pomembno vlogo pri ohranjanju celotne projektne skupine na isti strani. Brez ustreznega upravljanja komunikacije, celoten se lahko sesujejo, ker lahko pomanjkanje komunikacije povzroči razpad različnih procesov. To lahko dodatno negativno vpliva na končni rezultat in tako povzroči neuspešen projekt.



Upravljanje projektnih komunikacij zajema različneprocesi, ki zagotavljajo, da se pravilne informacije o projektu dostavijo pravilnim skupinam in ob pravem času. Učinkovita komunikacija pomaga pri vzpostavljanju zdravih odnosov med različnimi deležniki z različnimi kulturnimi in organizacijskimi okoliščinami, stopnjami strokovnega znanja, interesi in perspektivami. Vsi skupaj lahko vplivajo na izvedbo projekta in končni izdelek.Celoten postopek upravljanja projektnih komunikacij je združitev dveh delov:

izvajanje povezanega seznama v c
  1. The prvi del se ukvarja z razvojem strategije, ki zagotavlja učinkovit komunikacijski sistem za zainteresirane strani.
  2. The drugi del je namenjen izvajanju dejavnosti, ki so potrebne za izvajanje komunikacijskih strategij.

Vodja projekta v komunikaciji v povprečju porabi približno 85–90% svojega celotnega projektnega časa. Tako za a , ohranjanje učinkovitega komunikacijskega toka postane zelo pomembno. Da bi to lahko storil, se mora na samem začetku projekta odločiti za projektno strategijo in ji slediti v celotnem življenjskem ciklu projekta. Nekateri zelo priporočljivo , ki pomagajo pri vzpostavljanju učinkovite komunikacije, so navedeni spodaj:

  • Močno aktivno poslušanje
  • Strokovno pisanje
  • Tečno govorna sposobnost
  • Izpraševanje in raziskovanje idej
  • Ugotavljanje in obvladovanje pričakovanj
  • Motivirajoča ekipa, da postane in ostane zaročena
  • Vodite skupino za izboljšanje učinkovitosti
  • Reševanje konfliktov
  • Sposobnost povzetka in ponovitve
  • Določite naslednji najučinkovitejši korak

Skupaj z zgoraj navedenimi sposobnostmi mora vodja projekta upoštevati tudi 5 C komunikacije, ki bo pripomogla k neprekinjeni in sistematični komunikaciji med celotnim projektom. Teh pet C je:



ansible vs chef vs puppet

V smislu , komunikacija je lahko različnih vrst:

  1. Pisna komunikacija: Je ena najbolj natančnih oblik komunikacije, ki se prenaša prek dopisnega medija. Nadalje ga lahko ločimo v dve obliki:
    1. Pisni formalni: Listina projekta, izjava o obsegu, projektni načrt, WBS, status projekta, zapletena vprašanja, komunikacije v zvezi s pogodbo, dopisi itd.
    2. Pisno neformalno: e-pošta, opombe, pisma, redna komunikacija s člani ekipe itd.
  2. Ustno komuniciranje: Ta vrsta komunikacije ima visoko stopnjo fleksibilnosti, ki poteka prek osebnega stika, srečanja ekipe, telefoniranja itd. Razdeli se lahko v dve obliki:
    1. Ustni formalni: Predstavitve, govori, pogajanja itd.
    2. Neformalno ustno: Pogovor s člani ekipe, projektni sestanki, pogovori v sobi za odmevanje ali v sobi za vojne prostore itd.
  3. Nebesedna komunikacija: Je najosnovnejša oblika komunikacije in približno 55% komunikacije poteka v tej obliki.Splošni primeri te vrste komunikacije so mimika obraza, gibi rok, ton glasu med govorom itd.

Upam, da zdaj bolje razumete, kaj je upravljanje projektnega komuniciranja. V naslednjem poglavju bom govoril o tem, kako upravljanje komunikacij koristi organizaciji.

Prednosti upravljanja komunikacije

  • Pričakovanja: Projektni komunikacijski načrt pomaga pri določanju standardov, kako in kdaj naj komuniciranje poteka.To vodji pomaga pri vzdrževanju nadzora nad projektom in zagotavljanju, da vse zainteresirane strani prejmejo zahtevane informacije.
  • Doslednost: S pravilnim komunikacijskim načrtom postane vodja projekta bolj dosleden pri ravnanju s projektnimi aktivnostmi. Prav tako daje članom ekipe smer, po kateri lahko dosledno komunicirajo s preostalo ekipo in zainteresiranimi stranmi.
  • Produktivnost: Učinkovit načrt vodenja projektov zagotavlja, da so vsi člani ekipe dobro obveščeni o projektnem dogajanju. Tako so vedno opremljeni s potrebnimi informacijami, namesto da bi ustavili delo in iskali manjkajoče informacije.
  • Izid: Vzpostavlja ustrezen in jasen komunikacijski kanal med ekipo in zainteresiranimi stranmi, ki zagotavlja, da skupina vetočno tisto, kar zainteresirane strani želijo, potrebujejo in pričakujejo od rezultatov projekta.
  • Nadzorovana komunikacija: Upravljanje komunikacij tudi zagotavlja, da so prave informacije dostavljene pravim ljudem in ob pravem času. To ne pušča prostora za dvoumnost ali zmedo in zagotavlja nemoten pretok komunikacije.
  • Sodelovanje projektne skupine: Dobra komunikacija pogosto povzroči boljše sodelovanje med člani ekipe in poveča osredotočenost na celoto.
  • Učinkovito začetno zasedanje: Dobro organiziran načrt upravljanja komunikacije daje dober začetek projektomzagotavlja, da se o projektu in metodologijah razpravlja in pregleduje na visoki ravni. Ko je to zagotovljeno, člani ekipe izrazijo in se dogovorijo o nadaljnjih komunikacijskih procesih, ki jim dajo jasno sliko o tem, kaj se bo zgodilo naprej in kakšna je njihova vloga v projektu.

Procesi upravljanja projektnega komuniciranja

Področje znanja upravljanja projektnega komuniciranja je sestavljeno iz naslednjih treh procesov:

1. Načrtujte upravljanje komunikacij

Načrtovanje komunikacije je začetni postopek na področju znanja o upravljanju komunikacije v projektu. V tem procesu se razvije sistematičen in učinkovit načrt za dejavnosti, povezane s projektnim komuniciranjem. Večinoma uporablja informacije, kot so zahteve vseh zainteresiranih strani in skupin, razpoložljiva organizacijska sredstva in potrebe projekta. Načrt upravljanja komunikacijskega postopka se izvaja v rednih presledkih v celotnem programu . Pomaga predvsem pri pravočasni predstavitvi ustreznih podatkov z dokumentiranim pristopom, ki skrbi za učinkovito vključevanje zainteresiranih strani.

Upravljanje komunikacije z načrtom vključuje različne vložke, orodja in tehnike ter izhode, ki sem jih naštel v spodnji tabeli:

Vhodi Orodja in tehnike Izhodi
  1. Listina projekta
  2. Načrt vodenja projektov
    • Načrt upravljanja virov
    • Načrt sodelovanja zainteresiranih strani
  3. Projektna dokumentacija
    • Zahteve Dokumentacija
    • Register deležnikov
  4. Dejavniki okolja v podjetju
  5. Sredstva organizacijskega procesa
  1. Strokovna sodba
  2. Analiza komunikacijskih zahtev
  3. Komunikacijska tehnologija
  4. Komunikacijski modeli
  5. Komunikacijske metode
  6. Medosebne in timske veščine
    • Ocena stilov komunikacije
    • Politična ozaveščenost
    • Kulturna zavest
  7. Zastopanje podatkov
    • Matrika ocene sodelovanja zainteresiranih strani
  8. Sestanki
  1. Upravljanje komunikacijNačrtujte
  2. Načrt vodenja projektovPosodobitve
    • Vključevanje zainteresiranih straniNačrtujte
  3. Posodobitve projektnih dokumentov
    • Urnik projekta
    • Register deležnikov

2. Upravljanje komunikacij

Drugi postopek upravljanja projektnega komuniciranja je Upravljanje komunikacij, katerega cilj je predvsem zbrati, ustvariti, distribuirati, shraniti, pridobiti, upravljati, spremljati in na koncu ustrezno in pravočasno razpolagati s projektnimi informacijami. Izvaja se v celotnem življenjskem ciklu projekta, da se zagotovi enostaven in učinkovit pretok informacij od projektne skupine do zainteresiranih strani in obratno. Ta postopek pomaga tudi pri prepoznavanju različnih vidikov učinkovite komunikacije in najprimernejših metodologije , tehnologije in tehnike. Poleg tega omogoča, da je celoten komunikacijski sistem bolj prilagodljiv, saj zagotavlja prostor za kakršne koli prilagoditve metod in tehnik. Pomaga pri sprejemanju spreminjajočih se zahtev in potreb zainteresiranih strani, ne da bi motil komunikacijski tok.

V spodnji tabeli sem naštel celoten seznam vhodov, orodij in tehnik ter izhodov, vključenih v proces upravljanja komunikacij:

Vhodi Orodja in tehnike Izhodi
  1. Načrt vodenja projektov
    • Načrt upravljanja virov
    • KomunikacijeNačrt upravljanja
    • Vključevanje zainteresiranih straniNačrtujte
  2. Projektna dokumentacija
    • Dnevnik sprememb
    • Dnevnik izdaje
    • Register naučenih lekcij
    • Poročilo o kakovosti
    • Poročilo o tveganju
    • Register deležnikov
  3. Poročila o delu
  4. Dejavniki okolja v podjetju
  5. Sredstva organizacijskega procesa
  1. Komunikacijska tehnologija
  2. Komunikacijske metode
  3. Komunikacijske sposobnosti
    • Komunikacijska kompetenca
    • Povratne informacije
    • Neverbalno
    • Predstavitve
  4. Informacijski sistem za vodenje projektov
  5. Poročanje o projektu
  6. Medosebne in timske veščine
    • Aktivno poslušanje
    • Obvladovanje konfliktov
    • Kulturna zavest
    • Vodenje sestankov
    • Mreženje
    • Politična ozaveščenost
  7. Sestanki
  1. Projektno komuniciranje
  2. Posodobitve načrta za upravljanje projektov
    • Načrti za upravljanje komunikacij
    • Načrt sodelovanja zainteresiranih strani
  3. Posodobitve projektnega dokumenta
    • Dnevnik izdaje
    • Register naučenih lekcij
    • Urnik projekta
    • Register tveganj
    • Register deležnikov
  4. Posodobitve sredstev organizacijskega procesa

3. Nadzirajte komunikacije

Monitor Communications je zadnji postopek na področju znanja upravljanja komunikacij. Ta postopek zagotavlja, da se do konca izpolnijo vse potrebe po informacijah o projektu in vključene zainteresirane strani. Izvaja se skozi in pomaga pri optimizaciji pretoka informacij v skladu z upravljanjem komunikacij in načrtom sodelovanja zainteresiranih strani.

Spodnja tabela vsebuje seznam različnih vhodov, orodij in tehnik ter izhodnih rezultatov, vključenih v končni postopek upravljanja projektne komunikacije:

Vhodi Orodja in tehnike Izhodi
  1. Načrt vodenja projektov
    • Načrt upravljanja virov
    • Komunikacije
      Načrt upravljanja
    • Vključevanje zainteresiranih strani
      Načrtujte
  2. Projektna dokumentacija
    • Dnevnik izdaje
    • Register naučenih lekcij
    • Projektno komuniciranje
  3. Poročila o delu
  4. Dejavniki okolja v podjetju
  5. Sredstva organizacijskega procesa
  1. Strokovna sodba
  2. Informacijski sistem za vodenje projektov
  3. Analiza podatkov
    • Matrika ocene sodelovanja zainteresiranih strani
  4. Medosebne in timske veščine
    • Opazovanje / pogovor
  5. Sestanki
  1. Informacije o delovni uspešnosti
  2. Spremeni zahteve
  3. Posodobitve načrta za upravljanje projektov
    • Načrti za upravljanje komunikacij
    • Načrt sodelovanja zainteresiranih strani
  4. Posodobitve projektnega dokumenta
    • Dnevnik izdaje
    • Register naučenih lekcij
    • Register deležnikov

Torej, vse je bilo v zvezi s projektnim vodenjem komunikacij. Če želite izvedeti več o metodologije projektnega vodenja ali ,lahko preverite mojo ' prav tako.

Če se vam zdi ta članek »Upravljanje projektnega komuniciranja« ustrezen, si oglejte Edureka, zaupanja vredno podjetje za spletno učenje z mrežo več kot 250.000 zadovoljnih učencev, razširjenih po vsem svetu.

Imate vprašanje za nas? Prosimo, omenite ga v oddelku za komentarje tega članka o upravljanju projektnih komunikacij in javili se vam bomo.

c ++ fibonaccijevo zaporedje